پی ڈی ایف دراصل ایک فائل فارمیٹ ہے جو ڈاکومنٹس کی ڈسٹری بیوشن کے لئے مثالی تصور ہوتا ہے۔ ’’پورٹیبل ڈاکومنٹ فارمیٹ‘‘ یا پی ڈی ایف معروف سوفٹ ویئر کمپنی ایڈوبی کی ایجاد ہے اور چند اہم خصوصیات کی بنا پر پوری دنیا میں اسے محفوظ، قابل انحصار الیکٹرونک ڈاکومنٹ ڈسٹری بیوشن اور ایکسچینج کے لئے معیار مان لیا گیا ہے۔ دنیا کے بڑے بڑے کاروباری، تعلیمی اور حکومتی ادارے اپنے الیکٹرونک ڈاکومنٹس کے لئے باقاعدہ طور پر اس فائل فارمیٹ کو استعمال کر رہے ہیں۔ اس سے اداروں کی پیداواری صلاحیت بڑھی ہے اور کاغذ کے استعمال میں کمی آئی ہے۔ مثال کے طور پر امریکی ادارے ایف ڈی اے (فوڈ اینڈ ڈرگ ایڈمنسٹریشن) سے الیکٹرونک طریقے سے کسی ڈرگ کی منظوری کی درخواست کے لئے یہ فارمیٹ معیار کے طور پر استعمال ہوتا ہے، اسی طرح امریکہ کی وفاقی عدالتوں میں الیکٹرونک کیس فائلنگ کے لئے بھی یہی فائل فارمیٹ معیار سمجھا جاتا ہے۔ پی ڈی ایف فائلیں بالکل اصل دستاویزات کی طرح دکھائی دیتی ہیں جس میں فونٹ، تصاویر، گرافکس اور لے آئوٹ اپنی سورس فائل کی صورت برقرار رکھتا ہے اس بات سے قطع نظر کہ پی ڈی ایف فائل بنانے کے لئے کون سا پروگرام اور کون سا پلیٹ فارم استعمال کیا گیا ہے اور یہ کمپیوٹر کی سکرین پر بھی بالکل اسی طرح دکھائی دیتی ہیں جس طرح کاغذ پر چھپے ہوئے ڈاکومنٹس میں دکھائی دے سکتی ہیں۔ پیراگراف اور پیج فارمیٹنگ کو برقرار رکھنے کی صلاحیت کی بدولت ڈاکومنٹس کو پرنٹ کرکے کتابی صورت بھی دی جا سکتی ہے۔ پی ڈی ایف ڈاکومنٹس کوہر کوئی اپنے کمپیوٹر پر دیکھ سکتا ہے، دوسروں کے ساتھ شیئر کر سکتا ہے اور انہیں پرنٹ کر سکتا ہے۔ اس کے لئے صرف ایک چیز کی ضرورت ہوتی ہے اور وہ ہے ’’ایڈوبی ریڈر سوفٹ ویئر‘‘ جو کہ بالکل مفت دستیاب ہے اور کسی بھی سسٹم پر انسٹال ہو سکتا ہے۔ اس بات سے بھی کوئی فرق نہیں پڑتا کہ کسی کمپیوٹر پر کون سا آپریٹنگ سسٹم انسٹال ہے، کون سے پروگرام کے ذریعے پی ڈی ایف ڈاکومنٹ بنایا گیا ہے اور جو فونٹ اور سٹائل ڈاکومنٹ کے اندر استعمال ہوئے ہیں وہ اس کمپیوٹر سسٹم میں موجود ہیں بھی یا نہیں۔ یہی خصوصیات اسے یونیورسل فائل فارمیٹ کا درجہ دلاتی ہیں۔ پی ڈی ایف فائلوں کی ایک اور خصوصیت یہ بھی ہے کہ انہیں استعمال کرنا نہایت آسان ہے۔ ایک تو یہ بہت کم جگہ گھیرتی ہیں جس کی وجہ سے ڈاکومنٹس کی ٹرانسپورٹیشن اور انہیں انٹرنیٹ پر پبلش کرنا بھی آسان ہے۔ ان فائلوں کی تیاری کا عمل بھی انتہائی آسان ہے اور مائیکروسوفٹ ورڈ، ایکسل، پاور پوائنٹ سمیت کئی دیگر پروگراموں کے ذریعے محض ایک کلک سے پی ڈی ایف فائل بنائی جا سکتی ہے۔ پی ڈی ایف ڈاکومنٹ زیادہ محفوظ ہیں۔ مثال کے طور پر ایڈوبی ایکروبیٹ کے ورژن 7 یا ایڈوبی لائیوسائیکل سوفٹ ویئر کے ذریعے پی ڈی ایف فائلوں کو پاس ورڈ کا تحفظ دیا جا سکتا ہے جس کی بدولت کوئی شخص بغیر اجازت کے نہ تو وہ فائلیں دیکھ سکتا ہے اور نہ ہی ان میں ردوبدل کر سکتا ہے۔ تاہم پاس ورڈ کے حامل کو ان کا تجزیہ کرکے ان پر رائے دینے کے علاوہ ایڈیٹنگ کا حق بھی حاصل ہوتا ہے۔ مائیکروسوفٹ آفس کے پروگراموں اور دیگر ڈاکومنٹ ایڈیٹرز کی طرح ایڈوبی کی پی ڈی ایف فائلوں میں ٹیکسٹ کو تلاش کرنے کا بھرپور فیچر موجود ہے جس کے ذریعے ڈاکومنٹ میں الفاظ، بک مارکس اور ڈیٹافیلڈز کو تلاش کیا جا سکتا ہے۔ ایڈوبی کے سوفٹ ویئرپی ڈی ایف ڈاکومنٹ تیار کرنے، ان کے انتظام و انصرام اور انہیں تقسیم کرنے کی بھرپور صلاحیت رکھتے ہیں۔ ہر ایک کے لئے قابل رسائی اور بصری طور پر خوش نما ڈاکومنٹس واقعتا ہر شخص کے لئے، ہر وقت اور ہر جگہ قابل رسائی ہیں۔ اور یہی اس فائل فارمیٹ کے مقبول ہونے کی سب سے بڑی وجہ ہے۔
مرزا محسن مغل
